参加国际展会不比参加国内展会，要有充足的时间进行准备。而且一般国外的展会都有成熟的组展商，一般情况下可以提前12-18个月通知你进行参展。而要准备的参展资料等，也要在12个月之前进行策划。如何组织和策划，那就因人因时而已了，但是固定的步骤是不可缺少的。

    过去的经验表明，中国企业去欧洲参展或做生意准备都不够充分，他们不了解当地对商品质量的要求、经销体系以及当地的生活条件。而是筹备阶段恰恰是进行业务的成功基础。

    总裁先生按时间顺序介绍说，在展览会前12个月到9个月应更多地了解市场和展览会。首先是收集信息，这些信息包括：市场信息、行业信息、地区经济信息和展览会信息。既然要参加展览会，就应该了解：

    1.展览会的类型、目标定位、知名度和成效性；

    2.参观费用、参观者的专业性、参观者的区域性、参展商的区域性；

    3.主办者、协办者、时间、地点；

    4.参展条件、展品范围、报名截止日期、参展费用等信息。

    这些信息您可以通过因特网有针对性地检索搜集，同时更为重要的手段是进行市场调研，葛先生强调，在市场调研上花的每一分钱都会得到超值的回报。他指出，中国的很多企业没有进行市场调研就参加展览会，不仅花费了大量人力、财力，结果还未能寻找到目标顾客。另外，在欧洲，一般都是供货商联系客户，那么您就可以向有关公司购买欧洲相关行业所有客户和进口商的通讯资料，并与他们在展前取得联系，邀请他们到你的展台去参观。

    其次是评估信息，拟参展者通常要问自己参加展览会要达到哪些目标？哪些产品应在展览会上展出？企业自身是否具有相应的条件？估计会发生哪些费用？这些问题有助于企业了解市场现状和发展趋势，认识竞争对手和竞争状况，认识新的供应商、了解出口可能性、开辟合作形式，提高企业的知名度的总体目标；加深与现有客户的联络、恢复与以前客户的联络、建立与潜在客户的联络的联络目标；探测价格谈判空间和支付条件、展示产品质量、介绍服务质量、提高短期和长期的销售额的销售目标；拓展销售渠道、寻找代理商、设立分散的销售仓库的分配目标；检验所有产品或每个产品在市场上的接受性、展现产品和服务的功能、完善产品和服务的功能。

    而到展览会前9个月到6个月就该进入个人的准备阶段，因为人们对一个地区越熟悉，那么他们就越能了解和理解这个地区和这个地区的人。这是将来在展览会上进行商务联络的一个重要前提，因为当地的客户会立刻察觉，他们的对手对这个国家是否有所准备以及对有些日常禁忌是否有所了解。当然需要了解的内容涉及了政治、经济、文化、语言等领域，自然是越多越好。

    展览会前2-3个月时，您就应已完成设计展台、确定展台标牌和图案、委托展台搭建商、仔细研究参展商手册、邀请客户、培训参展人员、寻求官方联系、确定旅行日期、核算费用总额等琐碎而又或不可缺的工作。

    最后的2个月内您是否备好所有合同和订单的复印件、展品（图文资料、名片、姓名牌等）、旅行（护照复印件、机票、信用卡、签证）、备用资金（临时人员、交通、住宿、饮食等）；是否留下旅店、主办者的电话/传真号码及展台号、注意时间差、约定联络时间；是否随身带上了知名作家的游记、旅游及语言指南和地图资料？

    永远不要觉得你准备的已经够充分了，仔细调研，看看是否真的如此？总有你没想到的。